Wie wird aus einem einfachen Newsletter ein automatisierter Prozess, der Interessenten gewinnt, Kunden begleitet und den Vertrieb unterstützt? Genau darum ging es bei unserem WordPress Meetup Potsdam am 14. September 2026.
Zu Gast war Sascha Liem von uberpress.de, der uns bei der VCAT Consulting GmbH in Potsdam zeigte, wie sich Marketing- und Vertriebsprozesse automatisieren lassen – und welche Rolle WordPress dabei spielen kann.
Ein Newsletter ist noch kein Funnel
Den Ausgangspunkt bildete eine einfache Feststellung: Ein klassischer Newsletter verschickt dieselbe Nachricht zur gleichen Zeit an alle Empfänger. Ein automatisierter Marketing-Funnel geht dagegen gezielt auf Interessen, Verhalten und den jeweiligen Stand der Kundenbeziehung ein.
Statt regelmäßig neue Kampagnen manuell zu versenden, reagieren automatisierte Abläufe auf bestimmte Ereignisse. Das kann die Anmeldung zu einem Newsletter sein, der Download einer Checkliste, der Besuch einer Angebotsseite oder ein abgeschlossener Kauf.
Das Ziel: Die richtige Nachricht zur richtigen Zeit an die richtige Person senden.
Vom ersten Kontakt zum zufriedenen Kunden
Sascha erläuterte anhand verschiedener Beispiele, wie sich solche Prozesse in der Praxis umsetzen lassen.
Ein möglicher Einstieg ist ein sogenannter Lead Magnet: Interessenten erhalten beispielsweise eine kostenlose Checkliste, ein E-Book oder einen Minikurs. Anschließend können automatisierte E-Mail-Serien relevante Informationen vermitteln und Vertrauen aufbauen.
Weitere Beispiele waren:
- Lead-Scoring: Interessenten werden anhand ihres Verhaltens bewertet und bei konkretem Kaufinteresse an den Vertrieb übergeben.
- Onboarding: Neue Kunden erhalten nach dem Kauf automatisch Zugangsdaten, Hilfestellungen und passende Informationen.
- Warenkorbabbruch: Wer einen Einkauf nicht abschließt, kann unter geeigneten Voraussetzungen gezielt daran erinnert werden.
- Veranstaltungen: Automatische Erinnerungen vor Webinaren oder Events verbessern die Kommunikation mit angemeldeten Teilnehmern.
- Blog-Automatisierung: Neue WordPress-Beiträge können thematisch gefiltert und automatisch an interessierte Abonnenten versendet werden.
Dabei wurde deutlich, dass Automatisierung nicht nur für Onlineshops interessant ist. Auch Agenturen, Beratungsunternehmen, lokale Dienstleister, Vereine und Softwareanbieter können davon profitieren.
SaaS-Plattform oder direkt in WordPress?
Ein Schwerpunkt des Vortrags war die Frage, welche technische Lösung sich für Marketing-Automatisierung eignet.
Sascha stellte verschiedene externe Plattformen vor, darunter Quentn, Brevo, KlickTipp und ActiveCampaign. Diese bieten einen schnellen Einstieg und nehmen ihren Nutzern einen großen Teil des technischen Betriebs ab.
Alternativ lassen sich entsprechende Prozesse direkt innerhalb von WordPress realisieren. Vorgestellt wurden insbesondere drei Plugins:
- Groundhogg: CRM und Marketing-Automatisierung mit komplexen Funnel-Funktionen.
- FluentCRM: E-Mail-Marketing und CRM mit zahlreichen Integrationsmöglichkeiten.
- Gem CRM: Umfangreiche CRM-Funktionen einschließlich Marketing- und Vertriebsautomatisierung.
Die WordPress-basierten Lösungen bieten vor allem dann Vorteile, wenn Website, Shop oder Mitgliederbereich bereits auf WordPress basieren. Informationen über Käufe, Anmeldungen oder Nutzeraktivitäten können unmittelbar für Automatisierungen verwendet werden.
Hinzu kommen eine größere Kontrolle über die eigenen Daten und häufig besser kalkulierbare Lizenzkosten. Dafür müssen Betrieb, Wartung und technische Infrastruktur selbst organisiert werden.
Datenschutz und E-Mail-Zustellbarkeit nicht vergessen
Auch die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen kamen nicht zu kurz.
Ein wichtiger Punkt war die saubere Trennung zwischen dem Download kostenloser Inhalte und der Einwilligung in einen Newsletter. Wer einen Lead Magnet anbietet, sollte die dafür erforderliche Datenverarbeitung von einer zusätzlichen Werbeeinwilligung unterscheiden. Double-Opt-in und die Dokumentation von Einwilligungen spielen dabei eine wichtige Rolle.
Auf technischer Seite ging es um die zuverlässige Zustellung automatisierter E-Mails. Dazu gehören professionelle SMTP-Dienstleister, korrekt konfigurierte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge sowie der Umgang mit unzustellbaren Nachrichten (Bounce Management).
Gerade bei selbst betriebenen WordPress-Lösungen sollten diese Grundlagen von Anfang an berücksichtigt werden.
Klein anfangen und schrittweise optimieren
Zum Abschluss zeigte Sascha einen möglichen Weg, um innerhalb von 30 Tagen die Grundlagen für ein automatisiertes Marketingsystem zu schaffen.
Dabei müssen nicht gleich zahlreiche komplexe Abläufe entstehen. Sinnvoller ist es, zunächst ein konkretes Ziel festzulegen, die passende technische Lösung auszuwählen und einen ersten automatisierten Prozess umzusetzen.
Anschließend lässt sich anhand von Klicks, Conversions und anderen Kennzahlen überprüfen, ob die Automatisierung den gewünschten Erfolg bringt.
Eine zentrale Erkenntnis des Abends brachte Sascha auf den Punkt:
„Marketing-Automatisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein digitalisierter Vertriebsprozess.“
Die Technik ist letztlich nur das Werkzeug. Entscheidend bleibt, Kunden und Interessenten mit relevanten Informationen sinnvoll zu begleiten.
Vielen Dank!
Vielen Dank an Sascha Liem für den informativen Vortrag und die zahlreichen praxisnahen Beispiele. Der Abend hat gezeigt, dass WordPress weit mehr sein kann als ein Content-Management-System – nämlich auch die technische Grundlage für automatisierte Marketing- und Vertriebsprozesse.
Hier hat er uns die Folien seines Inputs zur Verfügung gestellt:
Wir freuen uns auf das nächste WordPress Meetup Potsdam!
